Das sicherste Mittel, um einen getrübten ersten Eindruck zu hinterlassen: Ton fehlt, Kamera geht nicht, keiner hört Sie. Ganz schlecht.

Jede Konferenzsoftware stellt Tools zur Verfügung, mit denen vorab getestet werden kann, ob Kamera, Lautsprecher oder Headset und Mikrofon funktionieren. Nutzen Sie das. Ins Meeting einzusteigen und dann mit den Einstellungen herumzufummeln ist unprofessionell und kostet die Zeit derer, die sich gut vorbereitet haben. Sie wissen ja. Störungen haben Vorrang und wer möchte schon "Störung" sein.

Wenn im selben Raum mehrere Personen an unterschiedlichen Computern am Meeting teilnehmen, sollten Sie auf Lautsprecher verzichten und zu Headsets greifen. Rückkopplungen und störende Echos wären sonst die Folge. Achten Sie aber darauf, dass das Mikrofon nicht zu nah am Mund ist, sonst klingen Sie wie Darth Vader – man hört jeden Atemzug. Ein verlässliches Internet ist auch Voraussetzung. Gerade im innerstädtischen Bereich, wo sich viele dieselben WLAN-Frequenzen teilen, leidet im Home-Office untertags gern die Performance der Datenübertragung. Oft hilft es schon, wenn der Rest der Familie auf Streaming etc verzichtet. Wenn der Anschluss nicht stabil Videos übertragen kann, dann sollte die Kamera ausgeschaltet bleiben. Das spart Bandbreite und man vermeidet den berüchtigten eingefrorenen Bildschirm oder totalen Verbindungsabbruch.

Dass man sich mit der Software auskennt und sich vorher mit den Funktionen vertraut gemacht hat, sollte auch eine Selbstverständlichkeit sein. "Wie geht das nochmal mit Screen-Sharing?" will keiner hören und darauf warten, bis Sie das herausgefunden haben, schon gar nicht.

Da Ihr Name bei den anderen Teilnehmer:innen bei Ihrem Bild angezeigt wird, sollten Sie diese Einstellung kontrollieren. "Mausi", "Einhorn", "Peters PC" oder auch nur "Andrea" ist wenig hilfreich für die anderen. Achten Sie auch darauf, Vor- und Zuname in der passenden Reihenfolge anzugeben.

Achten Sie, dass Hintergrundgeräusche nicht stören. Fenster zu, wenn notwendig - auch Vogelgezwitscher stört irgendwann. Ein Headset hilft und nicht zuletzt gibt es auch Tools, die zur Sprachqualität beitragen können (zB KRISP). Wenn Sie ein freistehendes Mikrophon nutzen, sollte das möglichst nahe bei und vor Ihnen stehen, sonst gibt es Echo und Ihre Stimme klingt, als ob Sie weit weg sitzen würden. Auch das Handy ist stumm geschaltet und gibt keine Hinweistöne von sich. Das sicherste Mittel, Ihre Hintergrundgeräusche nicht zu übertragen, ist das Mikro stumm zuschalten. Tun Sie das.

Dass die Kamera an ist, hatten wir schon - das heißt aber auch, dass Sie auf Ihren Hintergrund achten sollten, besonders im Home-Office. Es steht Ihnen frei, zu zeigen, was Sie möchten, aber Sie sollten zum einen wissen, was da zu sehen ist und zum zweiten darauf achten, dass es angemessen ist. Ein künstlicher Hintergrund, wie ihn viele Konferenz-Tools erzeugen können ist ein Behelf, den Sie nur im Notfall nutzen sollten. Das funktioniert nämlich nur bei einem gleichmäßigen Hintergrund richtig gut. Stichwort: Green Screen. Die Kamera hat den Zweck, Sie zu zeigen, also sollte Ihr Gesicht gut ausgeleuchtet sein. Ein Fenster im Hintergrund ist da nicht förderlich, eine Beleuchtung vor Ihnen, hingegen schon. Achten Sie bei der Positionierung der Kamera darauf, dass sie möglichst in Ihrer Blickrichtung ist und Sie von vorne mittig aufnimmt. Die anderen Teilnehmer:innen sehen, was die Kamera aufnimmt und schauen nicht(!) aus Ihrem Bildschirm heraus. Die Kameras haben Weitwinkelobjektive, das heißt, je näher Sie der Kamera sind, desto verzerrter wird Ihr Gesicht. Kontrollieren Sie das vorher und passen Sie Ihre Sitzposition entsprechend an. Optimal ist es, wenn auch ein Teil Ihres Oberkörpers zu sehen ist und Ihr Gesicht ca. die Hälfte die Bildschirms einnimmt und nach oben etwas Leerraum ist. Dann ist Mimik und Körpersprache gut zu erkennen.

Pünktlichkeit gilt auch für Videokonferenzen. Seien Sie ein paar Minuten vorher bereit und steigen Sie vor Beginn ein. Begrüßen Sie die Runde und schalten Sie dann Ihr Mikro stumm. Kamera sollte an sein. Wir alle wollen unser Gegenüber sehen und eine abgedrehte Kamera wird oft als unhöflich empfunden. Es ist ja eine Videokonferenz und keine Telefonkonferenz.

Blickkontakt herstellen heißt: in die Kamera schauen, nicht(!) auf den Bildschirm, so naheliegend sich das auch anfühlt. Die anderen Teilnehmer:innen sehen, was die Kamera aufnimmt, sie schauen nicht(!) aus Ihrem Bildschirm heraus.

Geben Sie Rückmeldung. In Videokonferenzen ist es schwierig, Stimmungen und Meinungen wahrzunehmen. Kommunizieren Sie aktiv und überdeutlich, entweder via Mikro oder aber auch via Chat oder anderen Tools (Daumen hoch etc). Das ist besonders wichtig, wenn die Kamera aus ist. Dann sieht Ihr Gegenüber nämlich nur ein schwarzes Loch, wenn das überdies noch stumm und inaktiv ist, ist das so, als ob Sie gar nicht da wären. Das schätzt niemand.

Eine kurze Vorstellungsrunde ist für jedes Meeting wichtig und wird bei Videokonferenzen gern vergessen. Für Videokonferenzen gilt selbstverständlich wie für gewöhnliche Meetings: Sprechen Sie laut und deutlich. Beachten Sie, dass man Sie während der gesamten Konferenz sehen und hören kann, auch wenn Sie gerade nicht sprechen. Halten Sie Disziplin, lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden und sprechen Sie nicht durcheinander. Vermeiden Sie große Gesten und überbordende Körpersprache - das wirkt bei Videokonferenzen wie wildes Herumfuchteln.

Dass Sie nicht nebenbei etwas lesen oder Mails beantworten, auch wenn Sie gerade nichts zum Meeting beitragen, sollte selbstverständlich sein. Auch Gespräche mit Personen außerhalb der Kamera sind ein No-Go.

Vergewissern Sie Sich, dass zum Ende der Konferenz die Verbindung ordnungsgemäß getrennt wird, so dass Ihr Gesprächspartner Sie nicht weiter hören und sehen kann.